1 Toepassingsgebied van deze verklaring

1.1               Huboo Technologies Limited (Huboo, wij, we, ons of onze) verbindt zich ertoe om uw privacy te respecteren en beschermen. Deze Privacyverklaring beschrijft wat we doen met de persoonsgegevens die we over u verwerken.

1.2               Deze Privacyverklaring is van toepassing op de persoonsgegevens die we verwerken van (i) gebruikers van (i) huboo.com (Website), (ii) onze contactpersonen bij onze klanten en gebruikers van ons klanten portal dat we ons ‘Dashboard’ noemen en dat beschikbaar is voor klanten die gebruikmaken van onze e-commerce-fulfilmentdiensten (Dashboard) en (iii) eindklanten van onze directe klanten (eindklanten) wanneer die informatie wordt verstrekt door onze directe klanten in verband met onze diensten (d.w.z. zodat we bestellingen van eindklanten kunnen uitvoeren). In deze Privacyverklaring verwijzen we naar de onderwerpen van persoonsgegevens die we verwerken door u of uw te gebruiken.

1.3               Deze Privacyverklaring geldt niet voor andere websites waarnaar we linken. Voor informatie over hoe onze klanten of partners persoonsgegevens van hun klanten verwerken, kunt u rechtstreeks hun websites bezoeken. Als u bijvoorbeeld een product bestelt bij een van onze klanten, dan hebben zij u deze informatie verstrekt in hun eigen privacyverklaring of -beleid.

2                     Onze rol

2.1               Wij zijn Huboo Technologies Limited (handelend onder de naam Huboo), een bedrijf dat geregistreerd is in Engeland en Wales onder handelsregisternummer 09727464. Onze statutaire zetel is gevestigd op 41 Corn Street, Bristol, BS1 1HT, Verenigd Koninkrijk. We zijn geregistreerd bij de Information Commissioner’s Office met registratienummer ZA143402.

2.2               Voor de toepassing van de Wet inzake de gegevensbescherming 2018 en de Algemene verordening gegevensbescherming (EU) 2016/679 (de AVG, zoals en voor zover die deel uitmaakt van de binnenlandse wetgeving in het Verenigd Koninkrijk), is Huboo voor het grootste gedeelte de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die over u verwerkt worden. Wanneer we echter persoonsgegevens verwerken van eindklanten aan wie we de producten van onze klanten leveren, betreft het persoonsgegevens die door onze klanten aan ons zijn verstrekt en doen we dit in de hoedanigheid van gegevensverwerker. Met betrekking tot dergelijke persoonsgegevens zijn onze klanten de verwerkingsverantwoordelijken voor de gegevens en zijn zij verplicht om informatie over de bescherming van persoonsgegevens te verstrekken wanneer ze die verzamelen.

2.3               We hebben een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld die de verantwoordelijkheid heeft om ons te adviseren over onze verplichtingen inzake gegevensbescherming. U kunt contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming op:

[email protected]  

3                     De persoonsgegevens die we verzamelen

3.1               Persoonsgegevens zijn alle gegevens die betrekking hebben op een geïdentificeerde of identificeerbare levende persoon.

3.2               De personen op wie deze Privacyverklaring van toepassing is, kunnen geregistreerde bedrijven, eenmanszaken, partnerschappen of individuele personen zijn. Als het een geregistreerd bedrijf betreft, verwerken we persoonsgegevens met betrekking tot onze contactpersoon bij dat bedrijf.

3.3               De persoonsgegevens die we van de gebruikers van de Website verwerken zijn de volgende gegevens, die worden verstrekt door personen die informatie over onze diensten willen ontvangen:

·         naam

·         e-mailadres

·         telefoonnummer

We gebruiken ook cookies op de Website zoals beschreven in onze Cookiesverklaring in Bijlage 1.

We verwerken ook de volgende persoonsgegevens van personen die solliciteren op een vacature die op onze vacaturepagina geplaatst is:

·         naam

·         e-mailadres

·         telefoonnummer

·         adres (wanneer de sollicitant ervoor kiest dit te delen)

·         informatie uit het persoonlijke profiel, zoals werk- en opleidingsgeschiedenis

We verwerken ook de volgende persoonsgegevens van personen die klanten van onze klanten zijn en die via de Website contact met ons opnemen:

·         naam

·         e-mailadres

·         telefoonnummer

·         adres

·         bestelgegevens

·         IP-adres

3.4               Wij verwerken de volgende persoonsgegevens van personen die contactpersonen zijn bij onze klanten (die ook gebruikers van het Dashboard kunnen zijn):

·         naam

·         adres

·         contactgegevens, zoals e-mailadressen en telefoonnummers

·         IP-adres (automatisch verzameld door cookies)

Met betrekking tot eindklanten ontvangen we bestelgegevens van onze klanten en verwerken we de volgende persoonsgegevens van die personen in verband met het verwerken en leveren van bestellingen:

·         naam

·         e-mailadres

·         telefoonnummer

·         adres

·         andere informatie die u nodig hebt om een bestelling te plaatsen

3.5               We verwerken de volgende persoonsgegevens van personen van wie we de gegevens verkrijgen op verkoopconferenties, tentoonstellingen en soortgelijke evenementen waar we onze diensten promoten:

·         naam

·         e-mailadres

·         telefoonnummer.

4                     Wat we doen met de persoonsgegevens die we verzamelen

4.1               We gebruiken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

4.1.1                     als u een vraag hebt over onze diensten, of op een andere manier uw gegevens hebt verstrekt, zodat we een eerste gesprek of kennismaking kunnen opvolgen, om contact met u op te kunnen nemen met informatie die u nodig zou kunnen hebben;

4.1.2                     als u een contactpersoon bent bij een van onze klanten, om het klantaccount te runnen en beheren, inclusief het bieden van ondersteuning bij het gebruik van onze diensten en het beantwoorden van eventuele vragen die u hebt, inclusief het afhandelen van klachten of andere feedback;

4.1.3                     als u een eindklant bent, om bestellingen af te handelen die u plaatst voor goederen en diensten aangekocht bij een van onze klanten;

4.1.4                     als u onze klant of een eindklant bent, voor het bieden van ondersteuning bij het gebruik van onze diensten en het beantwoorden van eventuele vragen die u hebt, inclusief het afhandelen van klachten of andere feedback;

4.1.5                     als u solliciteert op een vacature, om uw sollicitatie te verwerken.

4.2               Als we rechtstreeks met de klant een overeenkomst sluiten, hebben we bepaalde persoonsgegevens nodig om onze overeenkomst uit te voeren. Als u een eindklant bent en wij worden ingeschakeld door een handelaar bij wie u een product hebt besteld om een bestelling af te handelen en de levering te regelen, hebben we geen overeenkomst met u, maar hebben we wel uw persoonsgegevens nodig om uw levering te voltooien. We verkrijgen deze gegevens van onze klanten bij wie u de bestelling hebt geplaatst.  Als u de benodigde persoonsgegevens niet verstrekt, kunnen we de levering niet uitvoeren. Wanneer gegevens van eindgebruikers worden verzameld voor leveringen, moet onze klant (het bedrijf waarbij u hebt besteld) u vertellen welke persoonsgegevens u verplicht moet verstrekken en hoe uw persoonsgegevens worden verwerkt.

5                     Onze rechtsgrondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens

5.1               Conform de van toepassing zijnde wetgeving inzake gegevensbescherming, waaronder de AVG, mogen we uw persoonsgegevens alleen verwerken als we daarvoor een rechtsgrondslag hebben. In de onderstaande tabel vindt u de rechtsgrondslag met betrekking tot elk van de hierboven uiteengezette doeleinden.

5.2               In overeenstemming met de AVG bewaren we persoonsgegevens slechts zolang als nodig is in het kader van de reden waarom we ze verwerken. Als we bijvoorbeeld een pakket bij u afleveren, moeten we uw naam en adres bewaren vanaf het moment waarop de bestelling is ontvangen tot een redelijke periode nadat de bestelling is geleverd, zodat we eventuele vragen over de levering en/of in verband met de verwerking van retourzendingen kunnen beantwoorden. We moeten ook persoonsgegevens van onze klanten verwerken zolang hun account bij ons actief is en gedurende een redelijke periode daarna, voor onze administratie.

5.3               Alle persoonsgegevens die we verwerken worden veilig opgeslagen in overeenstemming met de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen die we hebben getroffen om aan de vereisten van de AVG te voldoen.

5.4               We gebruiken geen persoonsgegevens van onze klanten voor activiteiten die geen verband houden met de fulfilmentdiensten die we uitvoeren.

6                     Het delen van uw persoonsgegevens

6.1               We delen uw persoonsgegevens met derden die ons helpen onze diensten te leveren en om onze verplichtingen uit hoofde van onze overeenkomsten met onze klanten na te komen. Dit zijn geselecteerde derden die diensten aan ons leveren inzake het afhandelen van bestellingen van eindklanten (koeriers en andere leveranciers van leveringsdiensten, koeriersintegratie, afdrukken van etiketten, verwerking van retourzendingen en productie van toevoegingen bij de bestelling).

6.2               We delen ook persoonsgegevens met geselecteerde derden die andere specifieke diensten leveren, als u hebt aangegeven dat u interesse hebt om meer te horen over hun diensten, of om een dienst van een geselecteerde derde op te zetten.

6.3               Voor het beheer van sollicitaties op vacatures delen we persoonsgegevens in sollicitaties met een derde (Workable Technology Limited).

6.4               Tot slot delen we persoonsgegevens wanneer we daartoe verplicht zijn om te kunnen voldoen aan een regelgevende of wettelijke bepaling.

6.5               We zullen uw persoonsgegevens nooit verkopen voor direct marketing.

6.6               We staan alleen toe dat derden uw persoonsgegevens verwerken als we er zeker van zijn dat ze passende maatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beschermen. Elke derde met wie we uw persoonsgegevens delen, mag die alleen gebruiken voor zover nodig is om de taak uit te voeren waarvoor we deze hebben ingeschakeld als verwerker. Elk gebruik voor andere doeleinden is strikt verboden.

6.7               We maken uw persoonsgegevens bekend wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld aan belastingautoriteiten, of wanneer we uw persoonsgegevens moeten delen om misdrijven te voorkomen of op te sporen, in verband met gerechtelijke procedures, voor het inwinnen van juridisch advies of voor het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van wettelijke rechten of vorderingen.

7                     Waar persoonsgegevens worden opgeslagen en overgedragen

7.1               De persoonsgegevens die we verzamelen worden normaal gesproken niet overgedragen aan of opgeslagen op een bestemming buiten het Verenigd Koninkrijk of de Europese Economische Ruimte (EER).

7.2               Indien we uw persoonsgegevens echter toch buiten het VK of de EER moeten overdragen, zullen we alle stappen nemen die redelijkerwijs nodig zijn om ervoor te zorgen dat een dergelijke overdracht veilig is en dat er toereikende veiligheidsvoorzieningen zijn om uw persoonsgegevens te beschermen. 

7.3          We voldoen ook aan de toepasselijke wetgeving in het Verenigd Koninkrijk en de EER op het gebied van de waarborging van de privacy van persoonsgegevens.

7.4               Neem contact met ons op voor meer informatie; als we uw persoonsgegevens ooit buiten het VK of de EER overdragen, kunt u ons vragen om een kopie van de relevante veiligheidsmaatregelen die zijn geïmplementeerd in verband met de overdracht.

8                     Veranderingen in eigendom van en controle over het bedrijf

8.1               Van tijd tot tijd veranderen onze activiteiten. Dit kan tot gevolg hebben dat we een of meerdere bedrijfsonderdelen verkopen. Als dit gebeurt, kunnen uw gegevens worden verstrekt aan onze adviseurs en mogelijke kopers of aan joint-venturepartners en hun adviseurs.

8.2               De persoonsgegevens die we verwerken, kunnen, indien dat passend is, overgedragen worden aan een nieuwe eigenaar, maar dit gebeurt altijd onder de voorwaarden van deze Privacyverklaring en de nieuwe eigenaar mag de gegevens alleen gebruiken voor dezelfde doeleinden als die waarvoor u ze aan ons hebt verstrekt.

9                     Uw rechten

9.1               U hebt een aantal rechten op grond van de wetgeving inzake gegevensbescherming. U vindt deze rechten en informatie over hoe u deze rechten kunt uitoefenen in deze paragraaf. Het kan zijn dat we u om een bewijs van uw identiteit moeten vragen voordat we kunnen ingaan op een verzoek om uw rechten uit te oefenen, zoals beschreven in deze paragraaf, en het kan zijn dat we u om meer informatie moeten vragen, bijvoorbeeld om ons te helpen de persoonsgegevens te identificeren waarop uw verzoek betrekking heeft. Als u uw rechten wilt uitoefenen, zullen wij bepalen of het recht al dan niet op u van toepassing is, aangezien deze rechten niet in alle omstandigheden van toepassing zijn.

9.2               We reageren zo snel mogelijk op verzoeken om uw rechten uit te oefenen, in elk geval binnen een maand na ontvangst van uw verzoek en een eventueel benodigd identiteitsbewijs of nadere informatie. Als uw verzoek bijzonder complex is of als u meerdere verzoeken hebt ingediend, kunnen we de tijd die we nodig hebben om te reageren met twee maanden verlengen. Als dit het geval is, laten we dat u zo snel mogelijk weten en leggen we uit waarom het langer duurt om te reageren.

9.3               Als u een van deze rechten wilt uitoefenen, neem dan contact met ons op via de gegevens die u hierboven vindt onder 2.3.

9.4               Het recht op inzage van uw persoonsgegevens – U hebt het recht om ons om kopieën te vragen van de persoonsgegevens die we over u bewaren (behoudens enkele uitzonderingen).

9.5               Het recht op correctie van onjuiste persoonsgegevens – U hebt het recht om ons te vragen om onjuiste gegevens die we over u bewaren te corrigeren. Als wij er zeker van zijn dat de nieuwe gegevens die u hebt verstrekt juist zijn, zullen we uw persoonsgegevens zo snel mogelijk corrigeren.

9.6               Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door ons – U hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door ons wanneer we ons beroepen op gerechtvaardigde belangen als rechtsgrondslag voor onze verwerking (zie paragraaf 5 hierboven). Als u een verzoek indient om uw recht op bezwaar uit te oefenen, maar wij dwingende gerechtvaardigde gronden hebben om door te gaan met de verwerking van uw persoonsgegevens, mogen we daarmee doorgaan. Is dit niet het geval, dan zullen we de verwerking van uw persoonsgegevens beëindigen.

9.7               Het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen – U hebt het recht om ons te vragen om uw persoonsgegevens onder bepaalde omstandigheden te wissen, bijvoorbeeld als we uw gegevens onrechtmatig hebben verwerkt of als we de gegevens niet langer nodig hebben voor de doeleinden die in deze Privacyverklaring worden genoemd.

9.8               Het recht om ons te vragen om u geen marketing te sturen – U kunt ons vragen om u geen direct marketing te sturen. U kunt dit doen door de instructies onder ‘afmelden’ te volgen in alle marketingmails die we sturen, door uw accountinstellingen te wijzigen of door contact met ons op te nemen via bovenstaande gegevens.

9.9               Het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken – U kunt ons vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens onder bepaalde omstandigheden te beperken, bijvoorbeeld als u denkt dat de persoonsgegevens onjuist zijn en we de juistheid ervan moeten verifiëren, of als we de gegevens niet meer nodig hebben maar u wilt dat wij ze behouden, zodat u uw eigen wettelijke rechten kunt uitoefenen. Het beperken van uw persoonsgegevens betekent dat we uw persoonsgegevens alleen opslaan en ze niet verder verwerken, tenzij u toestemming geeft of als we de gegevens moeten verwerken om een rechtsvordering uit te oefenen of om een derde of het publiek te beschermen.

10                 Klachten

10.1           U bent belangrijk voor ons en dat geldt ook voor de bescherming van uw persoonsgegevens. We stellen hoge eisen aan het verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens. Daarom nemen we alle klachten die we van u ontvangen over ons gebruik van uw persoonsgegevens zeer serieus en vragen we u om eventuele problemen onder onze aandacht te brengen door contact met ons op te nemen op [email protected].

10.2           U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij:

·         de Information Commissioner’s Officer (die de naleving van gegevensbescherming regelt in het Verenigd Koninkrijk en hierover informatie verstrekt op zijn website www.ico.org.uk); of, indien van toepassing

·         een relevante toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming in de EER-lidstaat van uw reguliere verblijfplaats, werkplek of een vermeende inbreuk op de wetgeving inzake gegevensbescherming in de EER.

11                 Wijzigingen in deze Privacyverklaring

We kunnen deze Privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen naar eigen goeddunken of zoals vereist door de wet. Indien er door ons wijzigingen worden aangebracht, worden deze op de website geplaatst.

BIJLAGE 1 – COOKIESVERKLARING

Cookies zijn kleine bestanden bestaande uit letters en cijfers die we opslaan in uw browser of op de harde schijf van uw apparaat. Zoals de meeste websites gebruiken ook wij cookies op www.huboo.com (de Website) voor onze gerechtvaardigde belangen. Er zijn verschillende soorten cookies die we gebruiken voor verschillende doeleinden, bijvoorbeeld om voor het identificeren van het type en de versie van uw webbrowser, het besturingssysteem, de lijst van URL’s die beginnen met een verwijzende site, uw activiteit op de Website en de site waar u naartoe gaat; maar in het algemeen helpen cookies ons om u te onderscheiden van andere gebruikers van de Website. Zo kunnen we u een betere ervaring bieden en de Website verbeteren.

U kunt cookies te allen tijde blokkeren door het gebruik te weigeren (indien ze niet strikt noodzakelijk zijn) wanneer u onze Website gebruikt of door de instelling van uw browser te activeren waarmee u sommige of alle cookies kunt weigeren. Als u cookies blokkeert, kan het wel zo zijn dat er delen van de Website zijn die u niet kunt openen of die niet goed werken.

Wijzigingen in deze Cookiesverklaring

We kunnen deze Cookiesverklaring van tijd tot tijd of zoals vereist door de wet wijzigen. Indien er door ons wijzigingen worden aangebracht, worden deze op de Website geplaatst.

We gebruiken de volgende soorten cookies: